1. Úvod
  2. Práce s úkoly
  3. Chytré podúkoly s termíny

Chytré podúkoly s termíny

Vylepšené podúkoly už nejsou jen checklistem dílčích aktivit na odškrtávání. Jsou chytřejší o termíny a diskuzi, zobrazují se v kalendáři i na Dashboardu a lze u nich vykazovat.

K čemu se hodí podúkoly

Podúkoly se hodí pro tyto případy:

  • Nechceš v rámci úkolu na něco zapomenout.
  • Úkol je proces, u kterého chceš zajistit řádné dokončení všech jeho dílčích částí.
  • Dílčím částem nastavíš samostatný termín, který Freelo řešiteli podúkol připomene.
  • Chceš úkol i s podúkoly znovu používat v jiných projektech v budoucnu – vytvoříš šablonu.
  • Chceš přidat víc řešitelů k úkolu.

Jak vytvořit podúkol

Nové chytré podúkoly můžeš přidávat ke všem úkolům ve Freelu. Lze je přidat rovnou při vytváření úkolu a nebo k již existujícímu úkolu. Způsoby přidání jsou detailně rozepsané v této nápovědě.

Při přidání nového úkolu

V okně s přidáním úkolu je jako poslední možnost checkbox Přidat podúkoly… Zde vypiš každý podúkol na jeden řádek. Potvrď přes Uložit.

Animace přidání podúkolů při vytváření nového úkolu.

Na detailu úkolu

Na detailu úkolu klikneš na zelené tlačítko Přidat podúkoly. V následujícím okně vypíšeš jednotlivé podúkoly (řádek = jeden podúkol) a můžeš je zde hromadně přiřadit jednomu řešiteli.

Můžeš podúkolům rovnou přiřadit stejný termín. Poté klikneš na Přidat podúkoly.

Animace jak přidat podúkoly na detailu úkolu.

Přiřadit řešitele a termín můžeš také až po vytvoření podúkolů. Tak je možné nastavit pro každý podúkol jiného řešitele i termín. Řešitel a termín se nastavuje přes ikony vlevo od názvu podúkolu.

TIP: Ušetři si pár kliknutí

Stejným způsobem lze podúkoly přidat i v modalu úkolu, kdy není potřeba přecházet na detail úkolu. Okno s úkolem vyvoláš klávesovou zkratkou myš nad úkolem + Q.

Detail podúkolu a funkce

Dobře znáš detail úkolu s diskuzí a dalším funkcemi úkolu. Na detail podúkolu se dostaneš přes navigaci v modalu podúkolu kliknutím v horní navigaci na Přejít na detail podúkolu.

Přejdi na detail podúkolu přes navigaci.

Následně se ti zobrazí podúkol s diskuzí.

Animace, jak se dostat na detail podúkolu.

Co umí chytré podúkoly

  • Řešitele a termíny
  • Diskuzi
  • Štítky
  • Priority
  • Nastavení připomínky
  • Sdílení přes veřejný odkaz
  • Výkazy
  • Podúkoly (checklist)

Mimo to můžeš podúkol připnout k projektu, nastavit e-mail pro zasílání komentářů, sledovat historii změn na podúkolu, exportovat jeho strukturu, nastavit si sledování podúkolu nebo ho smazat.

Připomínka podúkolu

Chceš se k podúkolu vrátit později? Nastav si v pravém sloupci připomínku přes Připomenout… Následně můžeš vybrat jednu z navržených možností nebo zvolit Vlastní a nastavit přesně podle svých potřeb.

Nastav si připomínku k podúkolu.

Jak smazat podúkol

Je několik možností, jak smazat podúkol. První z nich je na detailu podúkolu v pravém menu kliknutím na Smazat.

Jak smazat podúkol na detailu podúkolu.

Na detailu nadřazeného úkolu můžeš hromadně smazat všechny podúkoly přes trojtečkové menu > Odstranit všechny podúkoly. Jednotlivé podúkoly lze smazat přes ikonu odpadkového koše, ta se zobrazí když najedeš myší na řádek podúkolu.

Jak smazat hromadně podúkoly.

Štítky

Označ podúkol štítkem pro lepší kategorizaci a filtrování. Štítek nastavíš na detailu podúkolu přes ikonu štítku u názvu podúkolu.

Podúkol se štítkem na Dashboardu.

Priorita

Podúkol můžeš označit třemi stupni priority: nízká, střední a vysoká – stejně jako úkoly. Na detailu podúkolu klikni na ikonu vykřičníku před názvem podúkolu.

Jak nastavit prioritu podúkolu.

Vyhledávání

Podúkol můžeš vyhledat přes vyhledávač v pravém hornímu rohu. V navigaci podúkolů se zobrazí název projektu, To-Do listu i nadřazeného úkolu, kde se podúkol nachází.

Nadřazený úkol v drobečkové navigaci.
Nadřazený úkol v drobečkové navigaci.

Drobečková navigace se zařazením podúkolu se zobrazuje také v sekci Měření času.

Sdílení přes veřejný odkaz

Funkce se hodí v případě, že máš část úkolu pro někoho, kdo nepoužívá Freelo. V podúkolu mu shrneš všechny důležité informace, přiložíš soubory, nastavíš termín atp. a celý detail podúkolu nasdílíš přes tajný veřejný odkaz někomu mimo Freelo. Mrkni jak fungují veřejné odkazy.

V pravém menu na detailu podúkolu klikni na Sdílet přes veřejný odkaz… a vygeneruj adresu. Můžeš ji poslat komukoli potřebuješ.

Jak vygenerovat veřejný odkaz k podúkolu.
Jak vygenerovat veřejný odkaz k podúkolu.

Checklist podúkolů

V chytrém podúkolu můžeš mít další sadu podúkolů, které slouží jako checklist. Lze je přiřadit řešiteli a editovat jejich název.

Ukázka chytrého podúkolu s checklistem.
Ukázka chytrého podúkolu s checklistem.

Na detailu nadřazeného úkolu signalizuje checklist podúkolů modré kolečko s grafem (počet podúkolů a jejich plnění).

Ukázka detailu úkolu, který má chytré podúkoly.
Ukázka detailu úkolu, který má chytré podúkoly.

Jak přiřadit řešitele

Pokud máš už vytvořené podúkoly, můžeš jim přiřadit řešitele několika způsoby. Nejjednodušší z nich je přiřazení uživatele přes ikonu postavy vpravo od názvu podúkolu.

Přiřazení řešitele k podúkolu.
Přiřazení řešitele k podúkolu.

Může se stát, že budeš potřebovat jeden úkol rozdělit mezi více řešitelů. K tomu se skvěle hodí právě podúkoly. Mrkni na nápovědu, jak přiřadit úkol více uživatelům.

Ukázka přiřazení úkolu, který mají uživatelé řešit stejným způsobem.
Ukázka přiřazení úkolu, který mají uživatelé řešit stejným způsobem.

Hromadné přiřazení řešitele

Máš list podúkolů, které bude řešit jeden člověk? Na detailu úkolu můžeš vypsat list podúkolů a hromadně je přiřadit jednomu řešiteli.

Klikni na zelené tlačítko Přidat podúkoly, vypiš podúkoly pro jednoho řešitele a v dalším poli Kdo podúkoly řeší vyber zodpovědnou osobu.

Jak hromadně nastavit termín podúkolům.
TIP: Hromadné nastavení termínu 📆

V tomto kroku můžeš pro vypsané podúkoly hromadně nastavit stejný termín.

Jak přiřadit termín

Termín podúkolu můžeš přiřadit několika způsoby:

1. Na detailu úkolu

Přes ikonu kalendáře můžeš k podúkolu nastavit termín. Vybrat můžeš konkrétní datum (i čas) nebo nastavit plovoucí termín od-do. Po vybrání termínu je potřeba kliknout na zelené Uložit.

Nastav termín podúkolu přes ikonu kalendáře.

Dále můžeš termín podúkolu nastavit pomocí klávesové zkratky myš nad úkolem + T.

2. Na detailu podúkolu

Z detailu nadřazeného úkolu se můžeš přes klávesovou zkratku myš nad úkolem + Q dostat do modálního okna podúkolu. Termín přiřadíš stejným způsobem, jako u klasického úkolu přes ikonu tužky.

Jak přidat termín k podúkolu na detailu podúkolu.

Diskuze u podúkolu

Rozklikni podúkol na jeho detail a diskutuj nad řešením. V komentářích můžeš přidávat soubory a podklady, formátovat text, používat zmínky nebo odpovídat na část komentářů tvých spolupracovníků.

Ukázka rozepsaného komentáře v podúkolu.

Zobrazení na Dashboardu a Kalendáři

Zobrazení podúkolů na Dashboardu

Podúkoly se zobrazují na Dashboardu jako klasické úkoly s drobečkovou navigací, která značí nadřazený úkol.

Zobrazení podúkolů na Dashboardu.

Nastavením filtrů v pravé části Dashboardu můžeš zobrazit podúkoly přiřazené jinému uživateli a dále pohled personalizovat zadanými filtry.

Jak vypnout zobrazení podúkolů

Pokud máš velké množství přiřazených podúkolů, možná pro tebe bude přehlednější si jejich zobrazení na Dashboardu vypnout. Aktivuj box Skrýt podúkoly a budou se ti zobrazovat pouze úkoly.

Jak skrýt zobrazení podúkolů na Dashboardu.

Zobrazení podúkolů v Kalendáři

V Kalendáři se zobrazují podúkoly, které mají nastavený termín stejně jako klasické úkoly. Kliknutím na název podúkolu se ti zobrazí jeho detail v modálním okně.

V kalendáři se zobrazují úkoly a podúkoly s termínem.

Jak vykazovat v podúkolech

U podúkolů můžeš vykázat strávený čas, násobit ho hodinovou sazbou nebo přidat jen finanční náklad, jako u klasických úkolů. Suma výkazů za všechny podúkoly se zobrazí u nadřazeného úkolu.

Ukázka dvou výkazů zobrazených v rámci podúkolu, ve kterém výkazy vznikly.
Ukázka těch samých výkazů vykázaných na podúkolu, v seznamu všech výkazů v rámci úkolu.

V sekci reportů Týdenní a měsíční se výkazy u podúkolů ukazují seskupeně pod nadřazeným úkolem. Možnosti používání timesheet tabulky najdeš tady.

V sekci Výkazy se jednotlivé podúkoly zobrazují samostatně – co výkaz podúkolu, to řádek. V reportu nelze výkazy seskupit.

Timetracking a vykazování nad úkoly

Mrkni na nápovědu, kde jsou rozepsané způsoby vykazování a měření času ve Freelu detailně.

Jak přidat výkaz/měřit čas

Můžeš vykazovat manuálně přes ikonu hodin na detailu podúkolu. Můžeš vyplnit jen některá pole jako je poznámka k činnosti, finanční částka nebo strávený čas, poté klikneš na Uložit.

Animace, jak manuálně vykazovat u podúkolu.

Využít můžeš spuštění měření času přes stopky na detailu podúkolu/v modalovém okně podúkolu. Klikni na ikonu „play“, ta spustí měření času, které začne běžet i v horní modré liště timetrackingu.

Měření času nad podúkolem spuštěním timetrackingu.

Checklist podúkolů

Chytré podúkoly mohou mít checklist klasických podúkolů s přiřazeným řešitelem. V tomto případě není možné přiřadit termín nebo u podúkolu nastavit další detaily. Jde o checklist k odškrtávání jednotlivých činností nebo se hodí k rozdělení aktivit mezi víc uživatelů.

Mrkni na video, co všechno umí chytré podúkoly.

Notifikace na podúkoly

Pokud jsi řešitel podúkolu nebo jsi označený v části Upozornění dostávají jako sledující – vždy dostaneš upozornění na nový komentář a další detaily jako v úkolech.

Na nově přiřazený podúkol řešiteli vždy přijde upozornění do zvonečku. Můžeš si nastavit také notifikační e-mail na přiřazený podúkol.

Přes svůj avatar v pravém horním rohu přejdi do sekce Nastavení, scrolluj níže na Notifikace e-mailem > Okamžité notifikace e-mailem a zapni si „Pošlete mi e-mail ihned, když mi někdo přiřadí (pod)úkol.“

Nastavení notifikačního e-mailu na přiřazený podúkol.
Aktualizováno 14.9.2021

Byl tento článek užitečný?

Související články