Podúkoly můžeš přidat při vytváření úkolu nebo na detailu úkolu. Pokud tě zajímají všechny vychytávky chytrých podúkolů s termínem, mrkni jak jim nastavit termín, diskutovat atp.
K čemu používat podúkoly?
Podúkoly se hodí pro tyto případy:
- Nechceš v rámci úkolu na něco zapomenout.
- Úkol je plochý proces, u kterého chceš zajistit řádné dokončení všech jeho dílčích částí.
- Chceš úkol i s podúkoly dál rozkopírovávat a používat v jiných projektech v budoucnu.
- Chceš přidat víc řešitelů k úkolu.
- Chceš úkol i s podúkoly znovu používat v jiných projektech v budoucnu – vytvoříš šablonu.
- Chceš se ujistit, že všechny potřebné kroky budou před dokončením úkolu splněné.
Přiřazení podúkolů více řešitelům najednou
Pokud je třeba více uživatelům zadat stejný podúkol, můžeš jednoduše při jeho vytváření zadat více řešitelů – každému z nich se pak vytvoří podúkol vlastní.
Podobně můžeš využít přednastavené Týmy. Např. pokud máš vytvořený tým HR se 3 členy a při vytváření podúkolu např. pohovor jako řešitele zaklikneš HR, vytvoří se ti celkem 3 podúkoly, každý přiřazen jednomu členovi HR týmu.
Kde lze vytvářet podúkoly?
1. Při vytváření nového úkolu
Jak vytvořit nový úkol najdeš v samostatné nápovědě. Ve formuláři zaklikneš pole Přidat podúkoly… Co řádek, to název podúkolu, poté je nutné dát Uložit.
2. Na detailu úkolu
Máš existující úkol ve Freelu a chceš k němu přidat list podúkolů? Klikni na název úkolu, tak se dostaneš na detail úkolu. Na detailu úkolu klikneš na zelené tlačítko Přidat podúkoly. V následujícím okně vypíšeš jednotlivé podúkoly (řádek = jeden podúkol). Poté klikneš na Přidat podúkoly.
3. V modálním okně úkolu
Modal úkolu (vyskakovací okno s detailem úkolu) vyvoláš přes klávesovou zkratku myš nad úkolem + Q nebo přes ikonu bubliny vpravo od názvu úkolu. Ušetříš tím pár kliknutí a hlavně neopustíš aktuální stránku.
Podúkoly přidáš stejným způsobem, jako v předchozím kroku – přes zelené tlačítko Přidat podúkoly.
Modal úkolu můžeš zavřít klávesou Esc, kliknutím na křížek v pravém horním rohu nebo kamkoli mimo okno úkolu.
I zde můžeš úkol hromadně replikovat a přiřadit najednou více řešitelům nebo všem členům týmu.
Jak přiřadit podúkol uživateli
Přiřazení jednotlivých podúkolů řešitelům ti pomůže rozdělit práci v týmu. Řešitele nastavíš přes ikonu postavy vpravo od názvu podúkolu.
Může se stát, že budeš potřebovat jeden úkol rozdělit mezi více řešitelů. K tomu se skvěle hodí právě podúkoly. Mrkni na nápovědu, jak přiřadit úkol více uživatelům.
Na řádku úkolu je vidět hlavní přiřazená osoba. Nedokončené modré kolečko značí, že jsou v úkolu nedokončené podúkoly.
Hromadné přiřazení řešitele
Máš list podúkolů, které bude řešit jeden člověk? Na detailu úkolu můžeš vypsat list podúkolů a hromadně je přiřadit jednomu řešiteli.
Klikni na zelené tlačítko Přidat podúkoly, vypiš podúkoly pro jednoho řešitele a v dalším poli Kdo podúkoly řeší vyber zodpovědnou osobu.
Pomocí textové šablony
Přiřaď jednoduše uživateli úkol za využití textových šablon pomocí @@ID uživatele. ID zjistíš ve výpisu všech uživatelů v řádku u jednotlivých uživatelů
Upozornění na nedokončené podúkoly při dokončování úkolu
Pokud jsou v úkolu podúkoly, které dosud nebyly dokončené, systém tě na to upozorní, aby nedošlo k zapomenutí na žádnou důležitou část úkolu.
Nabídnou se ti 3 možnosti:
- Dobře, zatím úkol nedokončovat
- Rozumím, přesto úkol dokončit
- Rozumím, úkol dokončit včetně podúkolů
Jak si nastavení na upozornění o nedokončených podúkolech upravit
Pokud si nepřeješ tato varování v aplikaci dostávat, stačí si v sekci Nastavení upravit, zda chceš dostávat upozornění na nedokončené podúkoly při zavření úkolu (a případně i v jakém režimu).
Stačí si níže na stránce v sekci Nastavení aplikace kliknout na volbu nastavení pod Co se má stát, při dokončení úkolu s nedokončenými podúkoly? a zvolit preferovanou možnost.