Děláš něco pravidelně a potřebuješ to připomenout? Tak pro tebe máme snadnou pomoc: Vytvoř si opakované úkoly.
Opakované úkoly jsou skvělý nástroj, díky kterému můžeš snadno pravidelně zjišťovat jak se cítí tvůj tým, na čem bude kdo dnes dělat, nezapomeneš udělat týdenní report, účetní budeš pravidelně měsíčně předávat podklady a mnoho dalšího.
Nech Freelo pracovat za tebe. Začleň opakované úkoly do každodenního pracovního procesu.
fakturace klientovi za pravidelné služby, narozeniny kolegů, revize PPC, týmová retrospektiva, 1-to-1 retrospektiva
Vlastnosti opakovaných úkolů
- Nový úkol se vytvoří pouze pokud je dokončen předchozí úkol v řadě.
- U opakovaného úkolu s termínem se nový úkol vytváří s tzv. klouzavým termínem posunutým o stejný počet dní.
- Řešitel nového úkolu bude vždy naposledy přiřazený uživatel nehledě na to, kdo úkol dokončil.
- Opakované úkoly se vytváří o půlnoci v 00:00.
- kdy úkol opakovat = perioda opakování
- opakovat každý _ den = den, kdy se bude úkol opakovat
- pouze pracovní dny = úkol se bude opakovat pouze v pracovní dny
- od kdy vytvářet opakované úkoly = datum, kdy se vytvoří první opakovaný úkol
- bez ukončení = opakované úkoly se budou vytvářet do nekonečna
- končí po _ opakováních = opakované úkoly se opakují pouze stanovený počet opakování
- končí datem = po stanoveném datu se již úkol nebude opakovat
- chci úkol s termínem = úkol bude mít termín dokončení, úkol se vytvoří 5.den a termín dokončení bude mít 10.den, úkol tedy uvidím už 5.den a na splnění mám 5 dní – zároveň je nutné doplnit první termín dokončení úkolu
- nevytvářet nový úkol, ale pouze obnovit dokončený = úkol se obnoví a s ním veškerá diskuze, ve které je možné pokračovat, výkazy nad daným úkolem se slučují, pokud bys vytvořil nový úkol, tak bude bez jakékoli minulosti
- kopírovat první komentář do nového úkolu = do prvního komentáře si poznamenej to nejdůležitější, tento komentář se vždy zkopíruje do nového opakovaného úkolu
Jak vytvořit opakovaný úkol
Opakovaný úkol můžeš vytvořit buď z nového úkolu nebo z existujícího. Další možností je upravit opakovaný úkol na jinou sekvenci opakování.
Nejprve je potřeba vytvořit nový úkol. Jak přidat úkol najdeš v této nápovědě. Z existujícího úkolu můžeš vytvořit opakovaný úkol dvěma způsoby.
Na detailu úkolu
Poté přejdi na detail úkolu, kde v pravém menu je možnost Opakovat úkol… a po kliknutí se ti zobrazí formulář s nastavením opakovaného úkolu.
Přes troj tečkové menu
Druhý způsob, jak nastavit opakovaný úkol je přes troj tečkové menu vlevo od názvu úkolu. Poté se opět zobrazí formulář s nastavením.
Úprava opakovaného úkolu
Opakovaný úkol můžeš také upravit. Lze změnit všechny podstatné informace jako třeba první komentář, termín, řešitele nebo sledující uživatele. Opakovaný úkol upravíš kliknutím na ikonku zatočené šipky na pravé straně na řádku daného úkolu nebo přes trojtečkové menu na levé straně na řádku daného úkolu.
Zrušení opakovaného úkolu
Přehled opakovaných úkolů
Čas od času se může hodit přehled všech nastavený opakovaných úkolů. V reportu lze filtrovat podle názvu úkolu, zařazení v projektu nebo seřadit zobrazení dle stáří opakovaného úkolu.
Na přehled se dostaneš přes sekci Reporty v modré horní liště > Přehledy úkolů > Opakované úkoly.
Příklady opakovaných úkolů
Denní nastavení opakovaného úkolu:
- opakování každý pracovní den (ode dne vytvoření opakovaného úkolu)
- úkol se 4x opakuje a pak se ukončí
- nevytvoří se nový úkol, ale obnovuje se dokončený úkol
Týdenní nastavení opakovaného úkolu:
- opakování každý týden – ve čtvrtek (den vytvoření opakovaného úkolu)
- bez ukončení opakování
- vždy se vytvoří nový opakovaný úkol
- do nového opakovaného úkolu se zkopíruje první komentář v úkolu
Měsíční (kvartální) nastavení opakovaného úkolu:
- opakování každý třetí měsíc 5. dne v daném měsíci
- opakování končí datem 31.12.2019
- vždy se vytvoří nový úkol
- kopírovat první komentář do nového úkolu
Roční nastavení opakovaného úkolu:
- opakování každý rok, 1. pondělí v roce
- bez ukončení opakování
- vždy se vytvoří nový úkol
- kopírovat první komentář do nového úkolu
Nastavení opakovaného úkolu s termínem:
- opakování každý třetí týden v úterý
- úkoly vytvářet od 9.7.2019
- úkol se 5x opakuje a pak se ukončí
- úkol má stanovený termín splnění – v 8:00 hodin 4 dny po vytvoření úkolu
- vždy se vytvoří nový úkol
- kopírovat první komentář do nového úkolu
- v editaci opakovaného úkolu nastavíš první termín dokončení úkolu
Po uložení opakovaného úkolu s termínem je ještě nutné kliknutím na ikonku zatočené šipky na pravé straně na řádku daného úkolu nebo přes trojtečkové menu na levé straně na řádku daného úkolu nastavit první termín dokončení úkolu. Potom se termín zobrazí v kalendáři a úkol bude mít termín.
Chci vidět termín opakovaného úkolu do budoucna:
- vytvoříš dva totožné úkoly (úkol A a B, viz níže životní cyklus opakovaného úkolu do budoucna)
- opakování každý druhý týden v pátek
- každý úkol se vytvoří v jiný pátek
- oba úkoly jsou bez ukončení opakování
- oba úkoly mají termín splnění za 7 dní
- úkoly se budou obnovovat
- v editaci u obou opakovaných úkolů nastavíš první termín dokončení úkolu
Vytvořit jeden samostatný projekt jen pro opakované úkoly a procesy, vše budeš mít na jednom místě.