Šablony projektů

Máte zavedené procesy pro opakované činnosti? Pokud ne, je čas s tím začít a šablony ve Freelu ti s ti pomohou postup držet pohromadě. Typové projekty, opakované aktivity, postup s checklistem, aby se na nic důležitého nezapomnělo – od toho jsou šablony.

Vytvoření šablony

1. Nová šablona projektu

Šablonu projektu můžeš vytvořit zcela novou a postupně definovat postup přidáváním To-Do listů s úkoly a podúkoly. Přejdi do sekce Projekty > Všechny projekty a v levém sloupci najdeš Vytvořit šablonu.

Formulář k nové šabloně

K vytvoření je potřeba pouze název šablony a kdo je kapitán = vlastník šablony.

Následně se zobrazí v podstatě prázdný projekt, kde je potřeba zadat To-Do listy a úkoly. K šabloně můžeš přizvat uživatele, které lze přednastavit jako řešitele úkolů a mohou šablonu sami použít.

V jednotlivých úkolech můžeš sepsat první komentáře, které slouží jako zadání. Nový projekt se vytvoří rovnou i s nimi.

2. Šablona z existujícího projektu

Pokud máš aktivní projekt s dobře definovanou strukturou, můžeš vytvořit šablonu přímo z něj. V takovém případě se vytvoří nová šablona projektu, které zadáš název a následně se uloží celé To-Do listy s úkoly, podúkoly a štítky. Do šablony se přidají i již dokončené úkoly.

Na detailu projektu najdeš v pravo nahoře ozubené kolečko nastavení > Vytvořit šablonu z projektu. Okamžitě se vytvoří nová šablona, která bude mít stejný název jako daný projekt.

Šablonu můžeš upravit/doplnit, přizvat k ní uživatele, které můžeš přednastavit jako řešitele, definovat termíny, přidat k úkolům zadání atp.

Projekt ze šablony

Nový projekt z definované šablony vytvoříš kliknutím na Vytvořit nový projekt v horní fialové liště.

Ve formuláři zadáš název projektu, vybereš měnu (nelze později změnit) a nastavíš kapitána (vlastníka) projektu. Potvrď přes Vytvořit projekt.

Funkce šablon projektů

Využití šablon pro základní procesy

Do jakéhokoli aktivního projektu můžeš přidávat ze šablon nadefinované celé To-Do listy ze šablon.

Ze šablony lze přidat úkol s již definovaným checklistem nebo postupem v podúkolech. Můžeš tak vytvořit úplně nový úkol na detailu projektu přes šipečku u tlačítka Přidat úkol, kde vybereš Přidat ze šablony… a už jen vybereš ze svých šablon.

Hromadně můžeš přidat celý list podúkolů k již existujícímu úkolu. Přejdi na detail úkolu a klikni na šipečku u zeleného tlačítka Přidat podúkoly > Přidat podúkoly ze šablony…

Kanban a workflow

Všechny úkoly můžeš mít přehledně jako na tabuli. Stačí ze šablony vytvořit nový projekt s předdefinovanými sloupci jako tvé workflow. Ve Freelu lze přepnout z To-Do listů pod sebou do To-Do listů ve sloupcích vedle sebe – takovému zobrazení se říká Kanban. Sloupce pak můžeš pojmenovat podle fází, ve kterých se úkoly nacházejí.

Sdílení s týmem

Do šablony projektu můžeš zvát další uživatele. Díky tomu lze sdílet šablonu s dalšími uživateli, kteří ji mohou také používat a máš jistotu, že se budou držet jednotného postupu.

Na detailu šablony přes sekci Uživatelé můžeš přidat další členy týmu přes zelené +, se kterými chceš šablonu sdílet. Mohou to být existující uživatelé Freela nebo i zcela noví.

Uživatele, které přizveš k šabloně můžeš nastavit jako výchozí řešitele úkolů. To znamená, že ve chvíli, kdy ze šablony vytvoříš projekt, budou u daných úkolů nastaveni jako řešitelé automaticky.

Plovoucí termíny v šablonách

V šabloně můžeš nastavit klouzavé termíny (např. +7 dní). Termín úkolu se nastaví na zadaný počet dní od vytvoření úkolu (vytvoření úkolu nebo projektu ze šablony).

Klikni na ikonu tužky pro editaci a ve formuláři vyber termín.

Podívej se na video, kde ti Karel ukáže, jak vytvářet šablony a využít je pro řízení procesů.

Co všechno se přenáší ze šablony do nového projektu

• Struktura To-Do listů, úkolů a chytrých podúkolů
• Poznámky
• Přiřazení tobě samotnému
• Přiřazení uživatelů k úkolům, za podmínky, že je uživatel přizvaný k šabloně projektu
• Nastavení plovoucích termínů na základě datumu, kdy se nový projekt ze šablony vytvoří
• První komentář (zadání) úkolu

Šablony formou textu

Každou šablonu můžeš mít v textové podobě, ta musí mít přesně definovaný formát. Takto definovaný postup si můžeš sepsat třeba ve Wordu.

= To-Do list

Úkol

– Podúkol

Jak přidat textovou šablonu

Formou kopírovaného textu můžeš vytvořit To-Do listy s úkoly a podúkoly nebo jeden úkol s podúkoly. Ušetříš spoustu klikání při zakládání To-Do listů, úkolů a podúkolů ručně po jednom.

Celý projekt nebo To-Do list

Sepsaný textovou šablonu můžeš přidat do prázdného nebo už rozjetého projektu. Tímto způsobem lze vytvořit celé seznamy To-Do listů s úkoly a podúkoly nebo jen jeden To-Do list s danou strukturou.

Vedle červeného názvu To-Do listy, klikni na šipečku v zeleném tlačítku a vyber Přidat více prvků… 

Zobrazí se formulář pro přidání textové šablony. Zadej v požadované struktuře a potvrď přes Uložit.

Struktura úkolu s podúkoly

Funkce Přidat více úkolů se hodí, když chceš přidat několik úkolů najednou. Na konci To-Do listu klikni na šipečku u tlačítka Přidat úkol a zvol Přidat více úkolů…

Ve formuláři můžeš vypsat jednotlivé úkoly na řádky (co řádek, to jeden název úkolu) a případně k nim s pomlčkou před názvem sepsat i podúkoly. Potvrď přes zelené tlačítko Uložit.

Databáze šablon

Spustili jsme veřejnou databázi šablon projektů, procesů, checklistů a postupů. Zadávání stejných úkolů zvládněš s Freelem během pár kliknutí. Dali jsme je dohromady společně se specialisty z různých oborů:

• Web – šablony z oblasti webu, třeba checklisty o bezpečnosti, SEO, analyzování
• Projektové řízení – předejdi problémům při řízení s těmito šablonami
• Marketing – inspirace, jak na kvalitní reklamu a vše s tím spojené
• Sales – k uzavření obchodu potřebuješ dobrou strategii
• HR – měj tým snů, inspiruj se šablonami od předních HR profíků
• Branding – checklisty, co ti pomůžou budovat značku
• Zákaznická péče – jak dosáhnout zákaznické spokojenosti v několika bodech
• Eventy – uspořádat úspěšnou akci bude s touto šablonou hračka
• Právo – checklist, který ti usnadní ne vždy příjemné papírování
• Různé – všehochuť, od přípravy školení po úklid kanceláře

Jejich užití je opravdu jednoduché, stačí zkopírovat text šablony. Mrkni na video: