Máte zavedené procesy pro opakované činnosti? Pokud ne, je čas s tím začít a šablony ve Freelu ti s ti pomohou postup držet pohromadě. Typové projekty, opakované aktivity, postup s checklistem, aby se na nic důležitého nezapomnělo – od toho jsou šablony.
Vytvoření šablony
1. Nová šablona projektu
Šablonu projektu můžeš vytvořit zcela novou a postupně definovat postup přidáváním To-Do listů s úkoly a podúkoly. Přejdi do sekce Projekty > Všechny projekty a v levém sloupci najdeš Vytvořit šablonu.
Formulář k nové šabloně
K vytvoření je potřeba zadat pouze název šablony a kdo je kapitán = vlastník šablony.
Následně se zobrazí v podstatě prázdný projekt, kde je potřeba zadat To-Do listy a úkoly. K šabloně můžeš přizvat uživatele, které lze přednastavit jako řešitele úkolů a mohou šablonu sami použít.
V jednotlivých úkolech můžeš sepsat první komentáře, které slouží jako zadání. Nový projekt se vytvoří rovnou i s nimi.
2. Šablona z existujícího projektu
Pokud máš aktivní projekt s dobře definovanou strukturou, můžeš vytvořit šablonu přímo z něj. V takovém případě se vytvoří nová šablona projektu, které zadáš název a následně se uloží celé To-Do listy s úkoly, podúkoly a štítky. Do šablony se přidají i již dokončené úkoly.
Tento postup nezachová komentáře – ani ty první, ve kterých můžeš mít sepsané zadání. Doporučujeme zadání v šabloně projektu doplnit ručně.
Na detailu projektu najdeš v pravo nahoře ozubené kolečko nastavení > Vytvořit šablonu z projektu. Okamžitě se vytvoří nová šablona, která bude mít stejný název jako daný projekt.
Šablonu můžeš upravit/doplnit, přizvat k ní uživatele, které můžeš přednastavit jako řešitele, definovat termíny, přidat k úkolům zadání atp.
Projekt ze šablony
Nový projekt z definované šablony vytvoříš kliknutím na Vytvořit nový projekt v horní fialové liště.
Ve formuláři zadáš název projektu. Dále vyplníš datum, od kdy budou vznikat termíny úkolů, které jsi přednastavil v šabloně. Poté vybereš řádkové nebo sloupcové zobrazení projektu, měnu (nelze později změnit) a nastavíš kapitána (vlastníka) projektu. Potvrď přes Vytvořit projekt.
Funkce šablon projektů
Využití šablon pro základní procesy
Do jakéhokoli aktivního projektu můžeš přidávat ze šablon nadefinované celé To-Do listy ze šablon.
Ze šablony lze přidat úkol s již definovaným checklistem nebo postupem v podúkolech. Můžeš tak vytvořit úplně nový úkol na detailu projektu přes šipečku u tlačítka Přidat úkol, kde vybereš Přidat ze šablony… a už jen vybereš ze svých šablon.
Hromadně můžeš přidat celý list podúkolů k již existujícímu úkolu. Přejdi na detail úkolu a klikni na šipečku u zeleného tlačítka Přidat podúkoly > Přidat podúkoly ze šablony…
Kanban a workflow
Všechny úkoly můžeš mít přehledně jako na tabuli. Stačí ze šablony vytvořit nový projekt s předdefinovanými sloupci jako tvé workflow. Ve Freelu lze přepnout z To-Do listů pod sebou do To-Do listů ve sloupcích vedle sebe – takovému zobrazení se říká Kanban. Sloupce pak můžeš pojmenovat podle fází, ve kterých se úkoly nacházejí.
Sdílení s týmem
Do šablony projektu můžeš zvát další uživatele. Díky tomu lze sdílet šablonu s dalšími uživateli, kteří ji mohou také používat a máš jistotu, že se budou držet jednotného postupu.
Na detailu šablony přes sekci Uživatelé můžeš přidat další členy týmu přes zelené +, se kterými chceš šablonu sdílet. Mohou to být existující uživatelé Freela nebo i zcela noví.
Uživatele, které přizveš k šabloně můžeš nastavit jako výchozí řešitele úkolů. To znamená, že ve chvíli, kdy ze šablony vytvoříš projekt, budou u daných úkolů nastaveni jako řešitelé automaticky.
Plovoucí termíny v šablonách
V šabloně můžeš nastavit klouzavé termíny (např. +7 dní). Termín úkolu se nastaví na zadaný počet dní od vytvoření úkolu (vytvoření úkolu nebo projektu ze šablony). Když vytváříš projekt ze šablony, můžeš zvolit datum, od kdy budou vznikat termíny úkolů.
Klikni na ikonu tužky pro editaci a ve formuláři vyber termín.
Podívej se na video, kde ti Karel ukáže, jak vytvářet šablony a využít je pro řízení procesů.
Co všechno se přenáší ze šablony do nového projektu
- Struktura To-Do listů, úkolů a chytrých podúkolů
- Poznámky
- Přiřazení tobě samotnému
- Přiřazení uživatelů k úkolům, za podmínky, že je uživatel přizvaný k šabloně projektu
- Nastavení plovoucích termínů na základě datumu, kdy se nový projekt ze šablony vytvoří
- První komentář (zadání) úkolu
Šablony formou textu
Každou šablonu můžeš mít v textové podobě, ta musí mít přesně definovaný formát. Takto definovaný postup si můžeš sepsat třeba ve Wordu.
= To-Do list
Úkol
– Podúkol
Jak přidat textovou šablonu
Formou kopírovaného textu můžeš vytvořit To-Do listy s úkoly a podúkoly nebo jeden úkol s podúkoly. Ušetříš spoustu klikání při zakládání To-Do listů, úkolů a podúkolů ručně po jednom.
Celý projekt nebo To-Do list
Sepsaný textovou šablonu můžeš přidat do prázdného nebo už rozjetého projektu. Tímto způsobem lze vytvořit celé seznamy To-Do listů s úkoly a podúkoly nebo jen jeden To-Do list s danou strukturou.
Vedle červeného názvu To-Do listy, klikni na šipečku v zeleném tlačítku a vyber Přidat více prvků…
Zobrazí se formulář pro přidání textové šablony. Zadej v požadované struktuře a potvrď přes Uložit.
Struktura úkolu s podúkoly
Funkce Přidat více úkolů se hodí, když chceš přidat několik úkolů najednou. Na konci To-Do listu klikni na šipečku u tlačítka Přidat úkol a zvol Přidat více úkolů…
Ve formuláři můžeš vypsat jednotlivé úkoly na řádky (co řádek, to jeden název úkolu) a případně k nim s pomlčkou před názvem sepsat i podúkoly. Potvrď přes zelené tlačítko Uložit.
V tomto kroku můžeš pro všechny úkoly a podúkoly nastavit jednoho řešitele a stejný termín.
- V sekci Kdo úkol řeší zvolíš řešitele.
- Můžeš nastavit termín úkolů nebo plovoucí termín.
Převod šablony
Stejným způsobem jako převod projektu na jiného kapitána funguje i převod šablony. Může se stát, že při nastavování struktury projekťáci vytvoří šablony pod svými účty a nebo se časem změní šéf/kapitán vašeho týmu.
Pro takové případy máme funkci převod šablony na jiného vlastníka.
Přejdi do sekce Projekty v modré horní liště > Všechny projekty > Převody projektů.
Můžeš převést vlastní šablony na jiného uživatele – ideálně kapitána s placeným účtem, přes Převést na uživatele. Nebo lze vyžádat převod šablony, do které jsi přizvaný a vlastní ji jiný uživatel – Vyžádat od uživatelů.
Převod šablony na jiného uživatele
Pokud chceš vlastní šablonu převést na někoho jiného, je potřeba zaškrtnou checkbox u názvu šablony a dole zvolit nového vlastníka šablony > Komu chceš projekty převést? Převod potvrď přes Převést vybrané projekty.
Vyžádání šablony od jiného uživatele
Vyžádat převod šablony můžeš pouze u takové, kde jsi přizvaný. Přes checkboxy zvolíš šablony, které chceš vlastnit a potvrdíš přes Vyžádat převod projektů.
Databáze šablon
Spustili jsme veřejnou databázi šablon projektů, procesů, checklistů a postupů. Zadávání stejných úkolů zvládneš s Freelem během pár kliknutí. Dali jsme je dohromady společně se specialisty z různých oborů:
- Web – šablony z oblasti webu, třeba checklisty o bezpečnosti, SEO, analyzování
- Projektové řízení – předejdi problémům při řízení s těmito šablonami
- Marketing – inspirace, jak na kvalitní reklamu a vše s tím spojené
- Sales – k uzavření obchodu potřebuješ dobrou strategii
- HR – měj tým snů, inspiruj se šablonami od předních HR profíků
- Branding – checklisty, co ti pomůžou budovat značku
- Zákaznická péče – jak dosáhnout zákaznické spokojenosti v několika bodech
- Eventy – uspořádat úspěšnou akci bude s touto šablonou hračka
- Právo – checklist, který ti usnadní ne vždy příjemné papírování
- Různé – všehochuť, od přípravy školení po úklid kanceláře
Jejich užití je opravdu jednoduché, stačí zkopírovat text šablony. Mrkni na video: