Názvosloví bývá občas matoucí. Hlavně při zavádění nové aplikace do týmu, pro který je to něco úplně nového. Máme pro tebe připravený slovníček Freelo pojmů a názvů funkcí, aby měla celá posádka při práci jasno. Tak se na to pojďme společně vrhnout!
1. Struktura
Projekt
Projekt je ve Freelu tou nejnadřazenější jednotkou. Je to vlastně taková složka na To-Do listy, úkoly a podúkoly. Projekt je nějaké velké téma nebo třeba klient, kterému se věnuješ ty nebo tvůj tým.
To-Do list
To je soubor několika úkolů, které spolu nějakým způsobem souvisí. Skvělá funkce To-Do listů je nastavení uživatelských práv nebo jejich rozpočtu.
Úkol
Úkol je samotným krokem k řešení. U každého úkolu může tým vést diskuzi, může být přiřazen uživateli, úkolu se dá nastavit priorita, přidat popis, nahrát soubory, nastavit termín a dá se měřit čas, který jsi nad úkolem strávil. Úkoly jsou zkrátka vše, co je potřeba udělat v rámci To-Do listu.
Chytrý podúkol
Chytrý podúkol je dílčí část úkolu, kterou můžeš přiřadit řešiteli, nastavit termín, připomínku a diskutovat. Může fungovat jako klasický odškrtávací seznam. Chytré podúkoly s termíny zobrazují i v Kalendáři nebo na Dashboardu.
Podúkol
Podúkol je vlastně takový checklist, aby se na nic nezapomnělo. Zkrátka to, co je potřeba v rámci úkolu splnit. Podúkoly můžeš přiřazovat řešitelům. Najdeš je v chytrých podúkolech.
Diskuze
Diskuze je základem komunikace ve Freelu. Každou diskuzi tvoří jednotlivé komentáře. Ke každému komentáři můžeš jednoduše přidávat lajky a dát tak třeba kolegům vědět, že ses s jeho obsahem seznámil.
2. Projekty
V sekci Projekty najdeš výpis všech projektů, do kterých jsi přizvaný i projektů, které jsi sám vytvořil. Všechny projekty můžeme rozdělit do několika skupin:
Přizvaný projekt
To je projekt, ke kterému jsi přizvaný a podílíš se na něm, ale nevytvořil jsi ho ty. Ten se ti samozřejmě nepočítá do tvých aktivních projektů. Počítá se do aktivních projektů pouze jeho vlastníkovi. Všechny přizvané projekty jsou rozdělené do sekcí podle uživatelů, kteří jsou jejich vlastníky (kapitány).
Vlastní projekt
V sekci vlastní projekty najdeš takové projekty, které jsi buď ty sám vytvořil, nebo je pod tebou vytvořil Projekťák. Vlastní projekty se započítávají do tvých aktivních projektů.
Šablona projektu
Šablony jsou předpřipravené projekty vybavené všemi potřebnými To-Do listy, úkoly i podúkoly. Použitím šablony si ušetříš spoustu práce při zakládání nových projektů. Je na tobě, jestli využiješ některou ze šablon, které jsme pro tebe připravili my, nebo si vytvoříš vlastní šablony ze svých projektů.
Archivovaný projekt
Archivovaný projekt je projekt, který už je dokončený nebo se na něm zrovna nepracuje. V archivovaném projektu nemůžeš přidávat úkoly, komentovat ani editovat poznámky. Pokud jsi vlastník, můžeš aktivní projekt archivovat a pak i znovu kdykoliv obnovit.
Aktivní projekt
Aktivní projektem je rozpracovaný projekt, kterému se tým věnuje. Počítá se do limitu tvého tarifu.
3. Role
Kapitán
Kapitán neboli vlastník projektu je ten, pod jehož účtem jsou vedeny projekty. Jeho projekty se započítávají do limitu aktivních projektů. Z pravidla je to uživatel s placeným tarifem.
Firemní kapitán
Firemní kapitán je role dostupná pouze v Business tarifu a Business panelu. Firemní kapitán má stejné možnosti jako kapitán, na kterého je placený Business tarif.
Projekťák
Roli Projekťáka může přidělit kapitán. Projekťák může vytvářet projekty pod účtem kapitána a jeho role se váže k celému kapitánskému účtu. V jím založených projektech se Projekťák automaticky stává i Správcem, a tak k nim může přizvat další uživatele. Kapitán může v tarifech Team a Business jmenovat neomezený počet Projekťáků.
Správce
Role Správce se váže ke konkrétnímu projektu a přiřazuje ji kapitán. Správce vidí na projektu vše tak, jako jeho kapitán. Může kontrolovat finanční stránku projektu, jako výkazy nebo hodinovky jednotlivých uživatelů a rozpočet. Kapitán může v tarifech Team a Business jmenovat neomezený počet Správců.
Uživatel
Uživatelem je každý, kdo si založí svůj účet ve Freelu. Uživatel může být do projektu přizvaný jeho kapitánem nebo Správcem. Každý uživatel může přidávat To-Do listy, úkoly, komentáře v diskuzi, štítky, může přiřazovat úkolům termíny nebo vykazovat čas.
Řešitel
Řešitelem je ten uživatel, jemuž byl přiřazen konkrétní úkol nebo podúkol. Každý úkol a podúkol může mít jednoho řešitele. Potřebuješ-li rozdělit řešení konkrétního úkolu mezi více řešitelů, můžeš vyzkoušet například rozdělení pomocí podúkolů nebo přehazováním řešitelů.
4. Funkce
Dashboard
Dashboard je hlavní nástěnkou s informacemi o všech úkolech a podúkolech napříč projekty. Dostaneš se na něj odkudkoli z Freela kliknutím na ikonu domečku v levém horním rohu. Na Dashboardu je nastaveno zobrazení úkolů a podúkolů přiřazených tobě, roztříděných podle jejich termínů a To-Do listů.
Termíny
U každého úkolu a chytrého podúkolu můžeš nastavit termín jeho splnění. Úkoly a podúkoly, kterým byl přiřazen termín, jsou následně viditelné v kalendáři. Řešitel úkolu či podúkolu dostane před blížícím se termínem automaticky notifikaci.
Kalendář
Úkoly s termínem se zobrazují v kalendáři, kde je můžeš snadno plánovat a posouvat termíny. Můžeš využít měsíční, týdenní, denní zobrazení nebo chronologicky jako agendu. Díky kalendáři budeš mít přehled o všech termínech úkolů napříč projekty. Termíny úkolů a podúkolů lze z Freelo kalendáře snadno exportovat do Google kalendáře nebo třeba Outlooku.
Měření času
Díky funkci měření času můžeš stopovat čas strávený nad úkolem. Můžeš si k němu nastavit i hodinovou sazbu a pak jednoduše fakturovat čas strávený příslušnou prací.
Notifikace
Notifikace je upozornění o tom, že se v projektu stalo něco, co by se tě mohlo týkat. Rozlišujeme notifikace okamžité a souhrnné. Abys dostával jen takové notifikace, které jsou pro tebe relevantní, můžeš si nastavit jejich zasílání podle sebe.
Štítek úkolu
Štítek slouží k označení úkolů, aby šly snadněji vyhledat ty, které jsou si něčím podobné. Štítky se dají použít třeba jako status, v jaké fázi úkol zrovna je (např. – Začínáme, Rozpracováno, Čeká na schválení). Štítky můžou hodně pomoci v organizaci, jsou totiž barevné a tím pádem jsou vidět na první pohled.
Štítek projektu
Štítky můžeš přiřadit i projektu pro snadnější orientaci a kategorizaci, když máš hodně projektů. Štítek projektu uvidíš jen ty. Super je označit si stejným štítkem projekty například od stejného klienta. Projekty pak můžeš podle štítků snadno vyfiltrovat i ve výkazech a následně rovnou fakturovat.
Opakovaný úkol
Každému úkolu můžeš nastavit pravidelné opakování. Frekvence je různá – každý den, každý týden nebo třeba první pondělí v měsíci. Opakované úkoly mají určité vlastnosti a pravidla pro správné fungování, mrkni na nápovědu.
Připomínka úkolu
Nastav připomínku úkolu nebo podúkolu na jakýkoliv den a čas, abys na něj nezapomněl. Freelo tě pak upozorní formou notifikace. To se hodí třeba když notifikaci přečteš, ale nechceš nebo nemůžeš na ni reagovat okamžitě.
Priorita úkolu
Úkoly můžou mít ve Freelu různou prioritu: žádnou, nízkou, střední nebo vysokou. Slouží to k určení důležitosti úkolů – některé jsou zkrátka důležitější než jiné. V To-Do listu je priorita vidět na první pohled, takže hned víš, čím se zabývat nejdřív. Podle priority může i filtrovat.
Sdílet přes veřejný odkaz
To-Do listy, detail úkolu diskuzí nebo poznámky se dají sdílet přes veřejný odkaz. Ten snadno vygeneruješ a pošleš třeba klientovi. Hodí se hlavně v případě, když chceš ukázat část projektu někomu, kdo ve Freelu není a ani nechce být (nebo ho tam nechceš mít).
Historie změn
Historie je takový changelog úkolu. Ukazuje všechny aktivity, co se u úkolu udály od jeho založení, jako třeba okomentování, přidání podúkolu, změna názvu, přidání štítku, dokončení a podobně. Historii změn najdeš buď na detailu úkolu na pravé straně nebo v trojtečkovém menu úkolu.
Sekce projektu
Na detailu každého projektu najdeš jeho sekce, které jsou většinou značené červenými nadpisy. Můžeš měnit jejich pořadí podle toho, co je pro tebe důležitější nebo nějaké sekce nemusíš mít zobrazené vůbec.
Připnuté informace
Jednou ze sekcí projektu jsou Připnuté informace. Tady najdeš přidané odkazy, poznámky, úkoly nebo cokoliv jiného důležitého souvisejícího s projektem.
Poslední aktivity
Další důležitou sekcí projektu jsou jeho Poslední aktivity. Tady vidíš, co všechno se za poslední dobu v projektu událo, třeba kdo přidal jaký komentář nebo jaké jsou nové úkoly.
Soubory
U projektu najdeš také sekci Soubory. Všechny přílohy, které byly k projektu nahrány do úkolů a jejich diskuzí se shromažďují právě tady. Můžou to být třeba obrázky, tabulky nebo PDFka.
Poznámky
Poslední sekcí, na kterou se společně mrkneme, jsou Poznámky. Tady najdeš všechny textové poznámky přidané k projektu. Tahle sekce slouží ke sdílení důležitých informací.
5. Reporty
Výkazy
Výkazy jsou sekcí, kde najdeš částky vykázané nad projekty. Najdeš tady přehled vykázaného času, finančních nákladů a dokončených úkolů. Zobrazit si můžeš denní, týdenní nebo měsíční přehledy.
Report
Report je záznam o vykonané práci, který se vztahuje ke konkrétnímu úkolu nebo podúkolu. Odpracovaný čas můžeš sledovat pomocí měření času nebo nastavit ručně.
Denní, týdenní a měsíční výkazy
Přehled všech výkazů si můžeš zobrazit v tabulce za každý den, týden nebo měsíc. Nastavit si můžeš různé filtry a zobrazení. Cokoliv si vyfiltruješ, můžeš taky stáhnout jako CSV soubor.
Výkazy k fakturaci
Všechny výkazy najdeš v sekci K fakturaci. Informace z této sekce můžeš využít jako podklady k fakturaci. Zároveň tady můžeš výkazy označit jako vyfakturované.
Faktury
Ve Freelu najdeš také seznam všech vydaných faktur, který je založený na reportech z Freela.
Souhrny
V sekci Souhrny najdeš grafické zpracování dokončených úkolů, vykázané částky nebo času, které můžeš různě filtrovat.
Hodinová sazba
V každém projektu může kapitán, Správce nebo sám sobě uživatel nastavit hodinovou sazbu. Pokud má uživatel nastavenou hodinovou sazbu a vykazuje odpracovaný čas, Freelo tyto hodnoty automaticky násobí.
Rozpočet projektu
Rozpočet projektu pomáhá kapitánovi a Správci kontrolovat finanční stránku projektu. Každý projekt může mít svůj finanční rozpočet a časový fond. Rozpočet může mít i To-Do list.
6. Pokročilé
API klíč
Díky API můžeš propojit Freelo se službami třetích stran nebo naprogramovat vlastní nadstavbu. Svůj API klíč najdeš v nastavení profilu.
Import projektů
Do Freela můžeš importovat projekty, které jsou už vytvořené v aplikacích Trello nebo Basecamp 2. Díky importům bude nalodění do Freela jednodušší a rychlejší.
Trial
Trial je 14denní bezplatná verze, kterou dostaneš ihned po registraci. Díky tomu, že je Trial bez jakýchkoliv omezení, můžeš vyzkoušet Freelo naplno a sám se rozhodnout, jestli přejdeš na některý z placených tarifů nebo ti Freelo vystačí ve Free verzi.
Changelog
Changelog je stránka, kde najdeš všechny novinky, aktualizace a vylepšení Freela.
7. Bezpečnost
Dvoufázové ověření (2FA)
To je bezpečnější postup přihlášení, kdy potřebuješ k přihlášení ještě mobilní telefon. Tedy kromě e-mailu a hesla po tobě bude Freelo vždy vyžadovat kód z SMSky nebo můžeš použít aplikaci Google authenticator.
Aktivní přihlášení
V sekci Zabezpečení a přihlášení najdeš seznam všech zařízení, která jsou aktuálně přihlášená k tvému účtu ve Freelu. V této sekci se můžeš ze zařízení odhlásit, pokud už to zařízení nepoužíváš nebo ses někde odhlásit zapomněl.
Záznamy přihlášení
Záznamy přihlášení jsou informace o posledních přihlášeních tvého profilu na všech zařízeních. Je to pro tebe taková bezpečnostní kontrola.
Tak už je jasněji na obzoru? Kdyby ne, napiš nám a naše posádka ti ráda poradí!