Soubory můžeš přikládat ke každému úkolu přidáním do komentáře a nebo přidáním k celému projektu do složky Soubory, kde jsou nezávisle na úkolech. Do komentářů můžeš nahrávat všechny typy souborů, od obrázků, PDF, .doc, .xml až po MP4 nebo MP3.
Fotky a obrázky se v diskuzi zobrazí a lze je zvětšit do plné velikost. MP3 nebo AVI si můžeš rovnou přehrát.
Příklady využití:
- Firemní wiki či knowledge base – do složek si zařadíš soubory, poznámky, odkazy a dokumenty s návody, postupy. Know-how je tak snadno dostupné pro celý tým a na jednom místě.
- Nahráváš do Freela „soubory ke zpracování“? Nyní je můžeš „házet“ do složky Ke zpracování a po potřebných úkonech archivovat do složky Hotovo/Zpracováno.
- Založíš si konkrétní složku, kam budeš nahrávat podklady k projektu.
- Když nahraješ do Freela třeba sérii grafických návrhů, tak snadno proberete změny v diskuzi pod každým souborem zvlášť. Soubor lze nahradit novou verzí souboru – všechny změny se ukládají a můžeš je zpětně procházet.
- Až ti někdo pošle odkaz na soubor z nějakého cloudu, tak si ho můžeš přidat do správného projektu a složky jako typ souboru Link. Tvému týmu tak odpadne časté dohledávání.
Ukázka sekce Souborů na detailu projektu.
Jak nahrát nový soubor do Freela
- Přidáním do sekce Soubory: V této sekci můžeš soubory třídit do složek, kde nejsou spojené s konkrétními úkoly. Každý projekt má svou sekci Soubory. Sekci najde na detailu projektu v liště pod názvem projektu.
Přes zelené tlačítko + můžeš vybrat, jaký typ souboru chceš nahrát.
Ukázka sekce Soubory u projektu Freelo wiki. - Přetažením do okénka editoru komentáře: Přetáhni myší jakýkoliv soubor (nebo více najednou) do textu, který zrovna píšeš a on se nahraje ke komentáři.
- Klávesovou zkratkou CTRL (CMD) + V: Zkopíruj obrázek do schránky a potom klávesovou zkratkou vlož přímo do textového editoru při psaní komentáře. Obsah ze schránky můžeš vložit i klasicky přes kontextové menu myši (pravé tlačítko).
- Tlačítkem Přiložit soubor: Tlačítko je v dolní liště textového editoru. Klikni na něj a vyber jeden nebo více souborů, které chceš ke komentáři připojit.
Soubory se do textu nahrají, ale je nutné je ještě spolu s komentářem uložit.
Všechny nahrané soubory k diskuzím najdeš v modré složce Všechny soubory z diskuzí. Která je jako první v sekci Soubory a nelze ji odebrat, přejmenovat nebo dále upravovat. Pomůže ti vyhledávat a filtrovat v souborech z diskuzí.
Nahrávání v Souborech
Novou položku do sekce Soubory nahraješ přes zelené tlačítko + a následně se seznamu vybereš, jaký typ položky chceš vytvořit/nahrát.
Přidat můžeš:
- Novou poznámku
- Vytvořit složku
- Nahrát soubor (podporujeme všechny formáty)
- Odkaz na soubor třetí služby (Google Drive, Dropbox, OneDrive, jiná URL)
Ve formuláři k nahrání souboru zadá název, ten se jinak automaticky zadá podle názvu souboru, libovolně můžeš přidat poznámky a vybrat, zda chceš o změnách informovat někoho dalšího. Uložíš zeleným tlačítkem Přidat.
Sekce Soubory
U každého projektu najdeš v menu sekci Soubory, kde můžeš přílohy řadit do složek, nastavit jim barvu nebo řazení, filtrovat, zanořovat a pracovat se službami jako je Google Drive, Dropbox nebo OneDrive. Soubory lze verzovat a procházet historii. Dokumenty a poznámky můžeš spravovat podobně jako v úložišti počítače.
Podklady k projektu můžeš díky této funkci mít na jednom místě, bez nutnosti zakládat úkol.
Máme pro tebe krátkou videoukázku, jak pracovat se soubory ve Freelu.
Funkce u souborů
Na detailu každého souboru najdeš menu, které nabízí další možnosti, jak se soubory pracovat > Soubor chci…
Soubory můžeš:
- Komentovat, označovat kolegy, diskutovat
- Upravovat – autor i ostatní členové týmu
- Procházet historii úprav
- Sledovat a dostávat notifikace při úpravách
- Připnout k projektu, aby byl všem na očích
- Kopírovat (hodí se jako šablona, kterou vyplňujete, např. karta klienta)
- Přesunout do jiného projektu nebo složky
- Nastavit prioritu
- Sdílet přes veřejný odkaz – hodí se, pokud kolega/klient nepoužívá Freelo
- Stáhnout soubor
- Smazat soubor
Verze souborů a procházení historie
Přes možnost Historie úprav můžeš procházet historii nahraných verzí souboru. S každou novou aktualizací může autor úprav vybrat, zda chce v ten moment poslat upozornění o změnách ostatním.
Diskuze u souborů a poznámek
Pod každým souborem a poznámkou můžeš s týmem vést diskuzi, formátovat text, jak jsi zvyklý v komentářích u úkolů, používat @zmínky, posílat upozornění ostatním nebo odpovídat na komentáře.
Jak upozornit ostatní
Při úpravě nebo přidávání položky můžeš vybrat, zda chceš o změnách informovat ostatní. Když zvolíš O změnách nikoho neinformovat, notifikaci nikomu nepřijde. Když zvolíš Vybrat, koho o změnách informovat…, vybereš konkrétní uživatele, kterým chceš poslat upozornění > zaškrtni checkbox.
Úpravy potvrdíš přes Uložit.
Sdílení mimo Freelo přes veřejný odkaz
Funkce se hodí, pokud máš kolegy (třeba z jiného oddělení) nebo klienty, kteří nepoužívají Freelo. Odkaz je vždy aktuální a tak můžeš sdílet i diskuzi s poznámkami k danému souboru. Není třeba soubor stahovat.
V pravém menu klikni na Sdílet přes veřejný odkaz > Přejít na veřejnou stránku nebo rovnou z okna přes ikonu zkopírovat odkaz. Ten můžeš sdílet s kýmkoli mimo Freelo.
Jak připnout soubor k projektu
Připnutí důležitého souboru se může hodit pro zadání projektu nebo údaje o klientovi. Připnuté informace budou všem přizvaným hned na očích. Doporučujeme ještě nastavit sekce projektu.
Přejdi na detail souboru a v pravém menu klikni na Připnout k projektu. Položku můžeš připnout pouze k tomu projektu, ve kterém se nachází.
Připnutá položka se automaticky zobrazí v sekci Připnuté informace na detailu projektu.
Složky Souborů
Třídit soubory do složek ti pomůže v rychlejší a jednodušší orientaci. Novou složku přidáš přes zelené tlačítko + a následně Vytvořit složku. Objeví se modrá složka, u které stačí zadat název.
Následně můžeš upravit barvu složky přes trojtečkové menu > Změnit barvu > zvolíš barvu a nastavení potvrdíš přes Uložit.
Práce s položkami
V Souborech můžeš mít několik úrovní složek a dokumenty do nich různě zanořovat. Systém funguje stejně, jako jsi zvyklý pracovat se složkami na počítači.
Jak přesunout položku
Položky můžeš do složek přesouvat tažením myši a nebo zvolit přesun napříč projekty/složkami. K tomu klikni na trojtečkové menu, kde zvolíš Přesunout.
V následujícím formuláři zvolíš projekt > Kam chceš položku přesunout… a složky, kam soubor zařadit > Vyber složku… Složek může být k zanoření několik úrovní. Nastavení potvrď přes Přesunout.
Jak kopírovat položku
Kopírování položek se můžeš hodit v případě, že máš připravenou šablonu pro doplnění položky – třeba u poznámky, kde doplňuješ údaje o klientovi.
Přes trojtečkovém menu u položky klikni na Kopírovat.
Následně vybereš projekt, složky, případně další úrovně složek, kam chceš položku umístit.
Barevné složky a soubory
Klikni na trojtečkové menu u položky a zvol Změnit barvu. Výběr potvrdíš přes Uložit.
Navigace a umístění
Pro snadnější orientaci a přechod mezi složkami slouží drobečková navigace s umístěním, která je hned pod filtry. Na obrázku je složka Články, která je organizovaná podle stavu článků a je součástí složky Marketing.
Filtrování dle názvů a typů souborů
Napříč položkami u daného projektu můžeš vyhledávat podle názvu nebo přípony souboru, podle typu položky (poznámka, Google dokument, Obrázek, PDF atp.).
Řazení položek a zobrazení
V nabídce řazení souborů a složek můžeš vybírat z následujících:
- Od nejnovějších x nejstarších
- Podle abecedy
- Od největších x nejmenších
- Podle nastavené priority
- Podle vlastního řazení
Dále můžeš přepnout zobrazení z ikon vedle sebe (defaultní nastavení) na výpis pod sebou. Výpis přepneš v pravém horním rohu > Přepnout výpis.
Jak nalinkovat soubory z cloudových služeb
Nadále platí, že můžeš přidávat odkazy na externí úložiště přímo do diskuze u úkolů. Do sekce Soubory můžeš přidat odkaz z úložiště nezávisle na konkrétním úkolu. Na výběr máš propojení na:
- Dropbox
- OneDrive
- Jiný odkaz – jakákoli URL
Klikni na zelené tlačítko + u nadpisu Soubory > vyber ze sekce Přidat odkazy ze služeb.
Ve formuláři pro přidání odkazu na soubor je nutné zadat Název a vložit odkaz. Dále vyžadujeme výběr typu souboru (u Google dokumentů). Libovolně můžeš připsat poznámku – co soubor obsahuje nebo instrukce, jak s ním pracovat. Text lze formátovat, jak běžné komentáře ve Freelu.
V tomto kroku můžeš vybrat, zda bude někdo další dostávat upozornění o změnách.
Přiložený odkaz se zobrazuje s ikonou dané cloudové služby. Když na ikonu klikneš, přesměrujeme tě na detail souboru. Zde můžeš nad souborem diskutovat s kolegy, přidat si ho do priorit nebo vytvořit veřejný odkaz.
Na detailu souboru se přes Přejít na stránku odkazu dostaneš přímo na přiložený dokument.
Další časté dotazy
Co se stane s rozepsaným textem a soubory, když zavřu okno prohlížeče bez uložení komentáře?
Na tenhle případ jsme mysleli. Může se to stát v následujících případech:
- Na detailu úkolu (v diskuzi úkolu): Rozepsaný text a nahrané soubory na tebe počkají a stačí jen znovu otevřít okno.
- Na detailu projektu při přidávání nového úkolu: Stačí dát znovu přidat úkol u příslušného To-Do listu a uvidíš, že na tebe text i soubory počkali.
- V okně nového úkolu, které vyvoláš ikonou plus v modré liště: Pokud máš rozepsaný text v tomto okně, tak tě při zavírání okna upozorníme hláškou, že bys neměl okno zavírat. Pokud zmáčkneš poprvé klávesu Esc, tak se také nastane nic. Pokud jí zmáčkneš dvakrát, pak okno zavřeme a text bude nenávratně pryč.
Jak můžu stáhnout všechny soubory v komentáři najednou?
Každý komentář ve Freelu má trojtečkové menu, kde máš možnost Stáhnout všechny soubory v komentáři najednou. Klikni na něj a začne se stahovat ZIP soubor se všemi soubory, které jsou u komentáře.
Jak můžu stáhnout všechny soubory v celé diskuzi?
V pravé části diskuze je menu. Pokud diskuze obsahuje víc souborů, tak se zobrazí odkaz Stáhnout všechny soubory. Hodí se v případě, že soubory jsou napříč několika komentáři. Kliknutím se začne stahovat ZIP soubor. Ten obsahuje všechny soubory vyskytující se u komentářů v daném úkolu.
