Nejjednodušším způsobem, jak vykazovat čas strávený nad úkolem, je používání Time trackingu. Na začátku práce dáš play a Freelo už automaticky měří strávený čas.
Jak Time tracking ve Freelu používat?
Rychlá videoukázka Time trackingu
Jsou dva hlavní způsoby, jak je nejlepší trackovat čas:
1) Kliknutím na ikonku play u jednotlivých úkolů
Když čas běží a začínáš dělat na něčem novém, stačí kliknout na play u toho nového úkolu. Freelo automaticky předchozí výkaz uloží a začíná rovnou stopovat na novém úkolu. Díky tomu se nestane, že by ti nějaký čas proklouzl mezi prsty.
2) Kliknutím na play v hlavičce Freela
Takový výkaz se ukládá prozatím bez přiřazeného úkolu. To můžeš napravit později, třeba až budeš mít více času. Typický případ je třeba když zavolá klient. Jednoduše klikneš v hlavičce na stop, přerušíš a zároveň uložíš aktuálně běžící čas a hned klikneš znovu na play. Tím začíná běžet nový výkaz, který později správně přiřadíš k úkolu, který třeba souvisí s telefonátem.
K dispozici máš klávesovou zkratku ALT+Shift+S (nebo pokud nefunguje, zkus CTRL+ALT+Shift+S). Ta odstartuje nebo ukončí měření. Pokud jsi na detailu úkolu, tak začne trackovat přímo na něm.
Přehled všech výkazů
Důležitou součástí Time trackingu je přehled všech výkazů. Dostaneš se na něj kliknutím v menu na Měření času nebo přímo na běžící časomíru. Tady můžeš také k natrackovaným časům přiřadit úkoly.
Tipy na ruční zadávání časových údajů
Do políčka, kam se zadává čas můžeš zadávat následující tvary:
- 5m → 5 minut
- 2:20 → 2 hodiny 20 minut
- 2,5 → 2 a půl hodiny (funguje až do čísla 9 – vyšší čísla se berou už jako minuty)
- 15 → 15 minut
- 250 → 4 hodin 10 minut
- 0830 → 8 hodin a 30 minut
- 1300 → 13 hodin 0 minut
Násobení hodinovkou
Pokud zadáš hodinovku a časový údaj zároveň, tak ti ukážeme i celkovou sumu. Tzn. hodinovka * čas. Např.: Mám hodinovku 500 Kč a vykážu 1,5 hodiny, tak Freelo automaticky zobrazí další sloupec s celkovou sumou 750 Kč.
Ruční vykazování odpracovaného času
Vykazování času či nákladů nad úkoly ti umožní sledovat finanční stránku projektu z pohledu reálných čísel.
Klikni vpravo od názvu úkolu na ikonku hodin (nebo na již vykázané částky). Objeví se ti okno, ve kterém můžeš zadat čas a hodinovou sazbu. Po uložení se čas s hodinovkou vynásobí a tvůj první výkaz je na světě. K výkazu můžeš napsat poznámku nebo ho vykázat zpětně na konkrétní datum.
Editace výkazů
Editovat výkazy můžeš buď na Přehledu všech výkazů nebo přímo u úkolů. Stačí kliknout vpravo na tužtičku u výkazu a výkaz se otevře k editaci.
Výkaz jako náklady
K výkazům u úkolu můžeš přistoupit i jako k nákladům, které si s úkolem měl. Např. nákup materiálu nebo placení obchodní večeře. Nemusíš zadávat čas a zadáš jen částku. Měj vždy náklady přiřazené k položce se kterou souvisí. Podívej se jak můžeš výkazy či náklady ve Freelu fakturovat.
Freelo si pamatuje u každého projektu poslední použitou hodinovku u každého uživatele. Vykazování je tak rychlé.
Hodinová sazba uživatele
Svým kolegům může Správce projektu nebo kapitán nastavit hodinovou sazbu, kterou se bude rovnou násobit naměřený čas. Hodinovka se nastavuje pro každý projekt zvlášť v sekci Uživatelé na detailu projektu.
Každý člen týmu vidí pouze svoji hodinovku. Kapitán a Správce projektu vidí hodinovou sazbu všech.
Práce s výkazy
Výkazy lze potom ve Freelu snadno exportovat a dál s nimi pracovat např. v Excelu (1), filtrovat (2), fakturovat a procházet.
Uživatelská práva u výkazů
Vlastník i Správce konkrétního projektu vidí všechny výkazy všech přizvaných uživatelů automaticky. Žádný přizvaný uživatel jim svůj výkaz na projektu tedy nemůže skrýt. Každý uživatel se ale může rozhodnout, kterému jinému přizvanému uživateli chce výkazy na konkrétním projektu ukázat.
Nauč se vykazovat rychle a pohodlně
Podívej se na záznam webináře Jak používat timetracking, vykazovat náklady a fakturovat: