1. Home
  2. Finance & Faktury
  3. Měření času a výkazy nad úkoly

Měření času a výkazy nad úkoly

Nejjednodušším způsobem, jak vykazovat čas strávený nad úkolem nebo podúkolem, je používání měření času (stopek). Na začátku práce dáš Play v horní modré liště a Freelo už automaticky měří strávený čas.

Ukázka běžícího měření ve Freelu.
Ukázka běžícího měření ve Freelu.

Po rozkliknutí běžícího měření lze na pár kliknutí:

  • Přiřadit pod/úkol – klikni na Nemá přiřazený žádný úkol a na následující stránce vyber úkol.
  • Upravit začátek měření – uprav Čas spuštěníZměnit.
  • Přidat poznámku k výkazu – zadej přes Přidej poznámku k činnosti… > Uložit.
  • Zastavit – klikni na ikonu „stop“ v červené liště.
Takto rychle upravíte běžící měření.
Takto rychle upravíte běžící měření.

Jak měření času ve Freelu používat?

Rychlá videoukázka Měření času

Jsou dva hlavní způsoby, jak je nejlepší měřit čas:

1) Kliknutím na ikonku play u jednotlivých úkolů

Když čas běží a začínáš dělat na něčem novém, stačí kliknout na play u nového úkolu – buď v detailu projektu nebo přímo na Dashboardu. Freelo automaticky předchozí výkaz uloží a začíná rovnou stopovat na novém úkolu. Díky tomu se nestane, že by ti nějaký čas proklouzl mezi prsty.

Jak začít stopovat čas nad konkrétním úkolem v detailu projektu.
Jak začít stopovat čas nad konkrétním úkolem v detailu projektu.

2) Kliknutím na play v hlavičce Freela

Typický případ je, když zavolá klient. Jednoduše klikneš v hlavičce na stop, přerušíš a zároveň uložíš aktuálně běžící čas a hned klikneš znovu na play. Tím začíná běžet nový výkaz, který později správně přiřadíš k úkolu nebo podúkolu, který souvisí s telefonátem.

Měření času můžeš zapnout ať už jsi ve Freelu kdekoliv. Stačí kliknout na ikonku play v hlavičce.
Měření času můžeš zapnout ať už jsi ve Freelu kdekoliv. Stačí kliknout na ikonku play v hlavičce.

Tip: Klávesová zkratka

K dispozici máš klávesovou zkratku ALT+Shift+S (nebo pokud nefunguje, zkus CTRL+ALT+Shift+S). Ta odstartuje nebo ukončí měření. Pokud jsi na detailu úkolu nebo podúkolu, tak začne měřit přímo na něm.

Přesun úkolu s výkazy

Při přesunu úkolu s výkazy, ti v aplikaci vyskočí okno. Můžeš si vybrat z možnosti Ponechat výkazy ve zdrojovém projektu a nebo Přesunout výkazy do cílového projektu.

Přesun úkolu s výkazem.
Přesun úkolu s výkazem.

Přehled všech výkazů

Důležitou součástí měření je přehled všech měření. Dostaneš se na něj kliknutím v horním menu na Měření času > Všechna měření nebo přímo kliknutím na červenou běžící časomíru.

Tady můžeš k naměřeným časům přiřadit úkoly nebo podúkoly. Případně měření editovat.

Seznam všech tvých výkazů. To je i místo, kde budeš jednoduše přiřazovat výkazy k úkolům.
Seznam všech tvých výkazů. To je i místo, kde budeš jednoduše přiřazovat výkazy k úkolům.

Na přehledu můžeš spouštět měření, vybrat k němu konkrétní úkol a nebo výkaz zadávat ručně. Variantu zvolíš v pravém horním rohu, přepínáním přes Stopky nebo Manuální.

Ukázka jak rychle přepínat mezi stopkami a manuálním zadáním výkazu.
Ukázka jak rychle přepínat mezi stopkami a manuálním zadáním výkazu.

Tipy na ruční zadávání časových údajů

Do políčka, kam se zadává čas můžeš zadávat následující tvary:

  • 5m → 5 minut
  • 2:20 → 2 hodiny 20 minut
  • 2,5 → 2 a půl hodiny (funguje až do čísla 9 – vyšší čísla se berou už jako minuty)
  • 15 → 15 minut
  • 250 → 4 hodin 10 minut
  • 0830 → 8 hodin a 30 minut
  • 1300 → 13 hodin 0 minut

Násobení hodinovkou

Pokud nastavíš uživateli hodinovku, bude se automaticky násobit časovým údajem. Ihned uvidíš finální sumu.

Tzn. hodinovka násobená časem. Např.: Mám hodinovku 500 Kč a vykážu 1,5 hodiny — Freelo automaticky zobrazí další sloupec s celkovou sumou 750 Kč.

V pravém sloupci je vidět celková hodnota když se čas vynásobí hodinovkou.

Ruční vykazování odpracovaného času

Vykazování času či nákladů nad úkoly i podúkoly ti umožní sledovat finanční stránku projektu z pohledu reálných čísel.

Klikni vpravo od názvu úkolu/podúkolu na ikonku hodin (nebo již vykázanou částku). Objeví se okno, ve kterém můžeš zadat čas a/nebo hodinovou sazbu. Po uložení se čas s hodinovkou vynásobí a tvůj první výkaz je na světě. K výkazu můžeš napsat poznámku nebo ho vykázat zpětně na konkrétní datum.

Okno výkazů nad úkolem. Pro vykázání stačí kliknout na ikonku hodin vpravo na řádku úkolu nebo na již vykázané částky.
Okno výkazů nad úkolem. Pro vykázání stačí kliknout na ikonku hodin vpravo na řádku úkolu nebo na již vykázané částky.

Zadávat můžeš jak pouze finanční náklad, tak i časový údaj. Není třeba vždy zadávat obojí.

Tip: Výkazy v podúkolech

Stejným způsobem můžeš ručně vykazovat také u podúkolů. Přejdi na detail podúkolu nebo modální okno a přes ikonu hodin vykazuj čas i peníze.

Editace výkazů

Kliknutím na ikonu tužky na řádku výkazu můžeš údaje editovat.
Kliknutím na ikonu tužky na řádku výkazu můžeš údaje editovat.
Pole pro úpravu poznámky, částky nebo času u výkazu.
Pole pro úpravu poznámky, částky nebo času u výkazu.

Editovat vlastní výkazy můžeš buď na stránce Měření času nebo přímo u úkolů a podúkolů. Pokud jsi kapitán nebo Správce projektu, můžeš u pod/úkolů v projektu editovat i existující výkazy ostatních. Stačí kliknout vpravo na ikonu tužky u výkazu a otevře se list výkazů k editaci.

Pokud výkaz smažeš, vyskočí ti v levém dolním rohu zelené okno, kde můžeš kliknutím na vrátit akci zrušit. Tato možnost je jak na stránce měření času, tak přímo u úkolů a podúkolů.

Ukázka, jak vrátit smazaný výkaz na stránce Měření času.
Ukázka, jak vrátit smazaný výkaz na stránce Měření času.
Ukázka, jak vrátit smazaný výkaz přímo u úkolu.
Ukázka, jak vrátit smazaný výkaz přímo u úkolu.

V případě smazání výkazu jiného uživatele se objeví modální okno, ve kterém je potřeba tuto akci potvrdit. Uživateli pak přijde notifikace s touto informací.

Potvrzení o smazání cizího výkazu.
Potvrzení o smazání cizího výkazu.
Notifikace o smazání výkazu jiným uživatelem.
Notifikace o smazání výkazu jiným uživatelem.

Výkaz jako náklady

K výkazům u úkolu a podúkolu můžeš přistoupit i jako k nákladům, které byly s úkolem spojené. Např. nákup materiálu nebo placení obchodní večeře. Nemusíš zadávat čas a zadáš jen částku. Měj vždy náklady přiřazené k položce se kterou souvisí. Podívej se jak můžeš výkazy či náklady ve Freelu fakturovat.  

Tip:

Freelo si pamatuje u každého projektu poslední použitou hodinovku u každého uživatele. Vykazování je tak rychlé.

Hodinová sazba uživatele

Svým kolegům může Správce projektu nebo kapitán nastavit hodinovou sazbu, kterou se bude rovnou násobit naměřený čas. Hodinovka se nastavuje v sekci Uživatelé, kterou najdeš v horním menu na stránce projektu.

Sekce Uživatelé v detailu projektu.
Sekce Uživatelé v detailu projektu.

Každý člen týmu vidí pouze svoji hodinovku. Kapitán a Správce projektu vidí hodinovou sazbu všech. Kliknutím na checkbox zámku hodinovou sazbu uzamkneš a uživatel si ji nemůže sám změnit.

Na detailu projektu v sekci Uživatelé můžeš editovat a ukládat hodinovku.
Na detailu projektu v sekci Uživatelé můžeš editovat a ukládat hodinovku.

Hromadné zadávání hodinové sazby

V rámci našeho tarifu Business je možné nastavit hodinovou sazbu i pro více projektů naráz.

Stačí v Business panelu přejít do sekce Uživatelé, kde přes trojtečkové menu konkrétního kolegy zvolíš možnost Hodinová sazba.

Tady najdeš možnost nastavení hodinové sazby napříč projekty.
Tady najdeš možnost nastavení hodinové sazby napříč projekty.

Potom už jen vybereš konkrétní částku (pro každou měnu), projekty a můžeš zvolit i další možnosti, jako nastavení hodinovky pro budoucí projekty nebo nastavení více uživatelům.

Hodinová sazba kapitána

Pokud jsi kapitán placeného režimu nebo máš nastavenou roli Firemního kapitána, můžeš hodinovou sazbu nastavit i sám sobě. Nastavení je stejné jako u ostatních uživatelů.

Postup hromadného nastavení hodinové sazby.
Postup hromadného nastavení hodinové sazby.

Tohle všechno zvládneš v Business panelu na jednom místě.

Práce s výkazy

Výkazy můžeš z Freela snadno exportovat a dál s nimi pracovat např. v Excelu, filtrovat, fakturovat a procházet.

Přejdi do sekce Reporty v modré horní liště > sekce Výkazy > Denní výkazy nebo tabulkové zobrazení Týdenní a měsíční výkazy.

S výkazy se ti bude nejlépe pracovat v sekci Reporty > Denní nebo Týdenní a měsíční výkazy.
S výkazy se ti bude nejlépe pracovat v sekci Reporty > Denní nebo Týdenní a měsíční výkazy.

Filtrovat (1) můžeš podle měny projektu, autora výkazu (uživatele), projektu nebo časového období. Vyfiltrovaný pohled lze exportovat do CSV tabulky (2).

Filtrování výkazů a export do CSV tabulky.
Filtrování výkazů a export do CSV tabulky.

Uživatelská práva u výkazů

Kapitán i Správce projektu vidí výkazy, všech přizvaných uživatelů automaticky. Žádný přizvaný uživatel jim svůj výkaz na projektu nemůže skrýt.

Každý uživatel se ale může rozhodnout, kterému dalšímu přizvanému uživateli chce výkazy na konkrétním projektu ukázat.

Na detailu projektu v horním menu přejdi do sekce Výkazy.

Přejdi do sekce Výkazy na konkrétním projektu.
Přejdi do sekce Výkazy na konkrétním projektu.

Přes ikonu v pravém horním rohu Kdo vidí moje výkazy můžeš nastavit sdílení s dalšími uživateli, kteří nejsou vlastníkem ani správcem projektu. Tato funkce umožňuje transparentnost týmu.

Objeví se řádek Moje výkazy ukazuji uživatelům: a seznam lidí. Kliknutím můžeš přidat nebo odebrat uživatele.

Ukázka, jak zapnout sdílení výkazů na daném projektu s dalšími uživateli.
Ukázka, jak zapnout sdílení výkazů na daném projektu s dalšími uživateli.
Jak sdílet výkazy s přizvanými uživateli.
Jak sdílet výkazy s přizvanými uživateli.

Výkazy v podúkolech

Výkazy z chytrých podúkolů se kumulují u nadřazeného úkolu, kde se zobrazí jako suma. Jak pracovat s podúkoly najdeš v samostatné nápovědě, kde je také video.

Ukázka dvou výkazů zobrazených v rámci podúkolu, ve kterém výkazy vznikly.
Ukázka dvou výkazů zobrazených v rámci podúkolu, ve kterém výkazy vznikly.
Ukázka těch samých výkazů, vykázaných na podúkolu v seznamu všech výkazů v rámci úkolu.
Ukázka těch samých výkazů, vykázaných na podúkolu v seznamu všech výkazů v rámci úkolu.

Jak vykazovat v podúkolech

Výkaz u podúkolu přidáš stejným způsobem jako u úkolu. Můžeš využít ruční zadávání nebo spustit měření času.

Přes ikonu hodin

Na detailu podúkolu klikni na ikonu hodin a ručně doplň výkaz. Zde můžeš rovnou zapsat poznámku k činnosti, zadat hodinovou sazbu/finanční náklad nebo čas. Není nutné vyplňovat částku i čas, můžeš zadat pouze jedno z toho.

Jak ručně vykazovat u podúkolů.
Jak ručně vykazovat u podúkolů.

Přes ikonu play

Na detailu podúkolu nebo v jeho modální okně, které vyvoláš klávesovou zkratkou myš nad podúkolem + Q (případně přes bublinu s počtem komentářu vpravo od názvu podúkolu) můžeš spustit měření. Měření času se spustíš přes ikonu play.

Spusť měření času přes ikonu play na detailu podúkolu.
Spusť měření času přes ikonu play na detailu podúkolu.

Měření času

V sekci Měření času, kterou najdeš v horní modré liště, přejdeš na Všechna měření. Zde můžeš k jednotlivým měřením přiřazovat podúkoly i úkoly. Pro přehled k jakému úkolu podúkol patří slouží drobečková navigace pod názvem podúkolu.

Zobrazení nadřazeného úkolu ve výpisu Měření času u podúkolu.
Zobrazení nadřazeného úkolu ve výpisu Měření času u podúkolu.

Nauč se vykazovat rychle a pohodlně

Podívej se na záznam webináře Jak používat měření času, vykazovat náklady a fakturovat.

Updated on 22.1.2024

Was this article helpful?