Úvod > Šablony > Projektové řízení > Jak zavést ve vašem týmu práci na dálku snadno a rychle

Jak zavést ve vašem týmu práci na dálku snadno a rychle

Transformujte vaší firmu do digitální podoby. Spolupracujte s celým týmem přes internet. V šabloně jsou praktické tipy a odkazy na nástroje, které jsou vhodné pro týmovou práci na dálku.

Ukázka veřejné šablony ve Freelu

1/2 Zkopírovat šablonu

= Pro kapitány (šéfy, vedoucí, teamleadery, …)
⛑ Disciplína
- Jděte příkladem
- Dodržujte veškerá pravidla a domluvené postupy
- Poznejte dobře nástroj, ve kterém budete fungovat viz záznam webináře Freela [51 min.] https://blog.freelo.cz/webinar-zaciname/
✅ Zadávání práce
- Každý úkol má jednoho řešitele
- Každý úkol má termín
- Každý úkol má strukturované zadání (Kdo, Do kdy, Co, Proč, …)
👀 Kontrola
- Zaveďte denní a týdenní statusy – kdo na čem dělal, bude dělat, co ho brzdí, co od koho potřebuje
- Plánujte v týdenních (nebo jiných) sprintech – v pondělí dopoledne zadáváme novou práci a vyhodnocujeme tu z předchozího sprintu. V průběhu sprintu plníme To-Do list „Příprava na další sprint“.
- Timetracking – pokud chcete mít přehled o času stráveném nad úkoly u jednotlivých lidí, tak mezi pravidla přidejte trackování času (https://help.freelo.cz/help/time-tracking-stopovani-casu-nad-ukolem/). Nastavte hodinové sazby u pracovníků. Čas se tak bude násobit hodinovou sazbou a budete mít jasnější přehled nákladovosti úkolů.
⏱ Pracovní doba
- Domluvte si dobu, kdy se „potkáte online“ – např. mezi 10-14 bude tým vždy online.
- Domluvte si maximální pracovní dobu – např. maximálně 9 hodin denně
- Domluvte se, že nechcete, aby lidé řešili úkoly po určité hodině – např. po 18 nikdo nebude pracovat (je to důležité z hlediska oddělení pracovního a rodinného života. Pokud tohle neuděláte, tyhle dva životy se spojí v jeden a je to dlouhodobě neudržitelné. Víme, o čem mluvíme. Sami jsme zjistili, že tudy cesta spokojeného pracovníka nevede.)
⚒️ Výběr nástrojů
- Google Hangouts (Videokonference) https://hangouts.google.com/
- Freelo (Týmové úkoly, Timetracking, Termíny, Komunikace, …) https://www.freelo.cz/
- Slack (Chat – používat opatrně a na základě pravidel, viz Pro námořníky > Pravidla) https://slack.com/
- Google Drive (Úložiště) https://drive.google.com/
- Loom (pro nahrávání videonávodů namísto psaní textů) https://www.loom.com/
- E-mail, Telefon (V nutných případech. Snažte se tomu ale vyhnout – informace, soubory se ztrácejí; lidi nejsou efektivní; vyrušujete se navzájem). Příp. sepište Google Spreadsheet tabulku, kde budou e-maily a telefony na všechny kolegy.
📘 Pravidla – sepište je
- Sepište si je! Skvělý příklad od Karla Borovičky: https://www.karelborovicka.cz/2018/08/principy-komunikace-ve-freelu/
- ⬇️⬇️⬇️ Pravidla od Karla Borovičky
- Minimalizujeme e-maily, vše se dá mít ve freelu.
- Úkoly držíme v odpovídajících todolistech.
- Jeden úkol = jedna řešená věc.
- Název úkolu odpovídá jeho obsahu. (nenecháme v úkolu diskusi sklouznout k řešení něčeho dalšího).
- Velké úkoly rozdělujeme. Nebo použijeme podúkoly. (Ať se na nic nezapomene a je přehledné a části se dají ukončovat.)
- Úkoly přiřazujeme danému člověku. Nepřiřazený úkol = jeho tvůrce po nikom aktuálně nic nechce.
- Vyžaduje-li úkol více připomínek, řeší se více témat, vyřešme je před zadáním přes google dokument a komentáře v něm.
- Když vyžaduji od člověka reakci, označím jej v diskusi (přes @)
- Když úkol vyžaduje práci někoho jiného, úkol mu přiřadím. (klidně s instrukcí, co má udělat jako další krok – např. dát na schválení někomu atd.)
- Hotové úkoly uzavíráme.
- Prioritně se řeší úkoly se stanoveným termínem.
📃 Dokonalé zadání
- Kdo: (vyjmenování/označení odpovědných osob)
- Co: (stručný a jasný popis)
- Do kdy: (termín, kdy má být hotovo. Příp. rozpětí)
- Proč: (účel, k čemu to má sloužit)
💬 Statusy
- Nastavte si ve Slacku automatické zprávy každý den po práci a označte všechny lidi s otázkou: „Co suprového máš dnes za sebou?“ (může být i opakovaný úkol ve Freelu – https://help.freelo.cz/help/jak-zadat-opakovany-ukol/)
⚙️ Procesy [Pokročilé řízení]
- Inspirujte se šablonami od profíků nebo si udělejte vlastní. S šablonami nemusíte neustále začínat od nuly: https://help.freelo.cz/sablony/
📅 Plánování a vyhodnocování
- ⬇️⬇️⬇️ Plánování a vyhodnocování pomocí sprintů:
- Jedná se jednoduchý systém. Sprint = časově omezené období (např. týden).
- V pondělí se domluvíte, co budete v rámci týdne (Sprintu #1) řešit a kdo si co vezme na starost.
- Před dalším sprintem (další pondělí) si udělejte vyhodnocení/revizi, co se stihlo, co se nestihlo a proč a naplánujete další Sprint #2.
- Do běžícího sprintu se snažte nezasahovat.
- Při plánování nového sprintu si berte úkoly, které jste v průběhu týdne nashromáždili v To-Do listu: Nezařazeno / Nové požadavky viz bod níže.
- ⬇️⬇️⬇️ Doplňující rady:
- Mějte To-Do list „Nezařazeno / Nové požadavky“, do kterého budete dávat úkoly, které chcete rozdělit lidem při dalším plánování. Úkoly zatím nikomu nepřiřazujte. Mějte to jako zásobník pro budoucí práci.
- Sprint můžete spojovat pomocí štítků napříč projekty (https://help.freelo.cz/help/stitky-ukolu/). Tzn. úkoly v daném sprintu budou mít např. štítek: Sprint #3. Ten si pak každý může snadno vyfiltrovat na dashboardu. Jednoduché je i následné vyhodnocování.
= Pro námořníky (pracovníky, členy týmu, externisty, …)
🪑 Pracovní místo
- Stabilní a rychlý internet
- Funkční a rychlý počítač (ideálně firemní notebook)
- Ergnomie místa – kvalitní stůl (ideálně s možností změny polohy), dobrá židle, velký monitor
- Klid – domluvte se se členy domácnosti, že v pracovní době nejste k dispozici – zkrátka ať vás neruší
📘 Pravidla – řiďte se jimi
- ⬇️⬇️⬇️ Komunikace:
- Preferujte Asynchronní komunikaci (Freelo – diskuze u úkolů) namísto reaktivní (chat – ihned mě vyruší a vyžaduje rychlou reakci)
- Chatujte vyjímečně (Slack, WhatsUp, apod.) – stává se, že den uteče a vy na konci zjistíte, že jste ho celý strávili jen odepisováním a práce za vámi není žádná.
- Eliminujte veškerá vyrušení – zvuky aplikací, notifikace, odznaky s počtem notifikací. To všechno ideálně vypněte a jděte se na ty důležitá místa (Freelo, Slack, E-mail) podívat pouze občas (třeba jednou za 2 hodiny).
- Domluvte si konzultační hodiny. Dle tvůrců Basecampu (alternativa Freela) ani v práci nemusí být blázinec, stačí když si v týmu domluvíte, kdy má kdo konzultační hodiny a je ochoten ostatním lidem v týmu pomáhat s jejich problémy. Může to být okno jednou za den nebo za týden – záleží na charakteru práce a vytížení lidí. Doporučujeme přečíst knihu: https://www.melvil.cz/kniha-v-praci-nemusi-byt-blazinec/
- ⬇️⬇️⬇️ Komentování / Odepisování:
- Pište jasně, stručně a myslete při tom na příjemce. Čím vyčerpávající bude zadání, tím méně se budete vzájemně doptávat na doplňující informace.
- Pište v bodech ať lze snadno reagovat
- Používejte barevné a stylistické zvýraznění pro vyjádření důležitosti informací
- Upozorňujte pouze ty lidi, které můžou reálné pomoct v danou chvíli s dokončením úkolu – tzn. odebírejte z diskuzí ty kolegy, kteří už v rámci úkolu svůj díl práce splnili.
- Při vtažení nových lidí do „rozjeté diskuze“ vypište, co po nich chcete – shrňte to důležité, co z diskuze vyplynulo, ať nemusí pročítat celé vlákno a věnovat zbytečnou energii nedůležitým informacím.
- Vysvětlení problému přes video pomocí aplikace loom (ukázka: https://www.loom.com/share/affb2527f87f4f34a3142a8adf3f488d)
💬 Status
- Vyplňujte pravidelně status (dle zadání od kapitána), na čem jste pracovali, co se vám povedlo, co vás blokuje. Pomůžete tak vzdáleně ostatním rychlé shrnout na čem děláte nebo v čem vám můžou pomoci.
☕️ Online kuchyňka
- Přes Hangout se spojte s celým týmem třeba na 30 minut a pokecejte, jakobyste byli v kanceláři v kuchyňce. Sami víte, že tam se probírají ty nejdůležitější věci. Např.: ⬇️⬇️⬇️
- Proberte plány na víkend
- Co jste za celý týden zvládli
- Co vás (ne)bavilo za celý týden
- Na co jste pyšní
= [Akční plán] Začínáme
⚓️ Zaregistruj nástroje
- Google Hangouts (Videokonference) https://hangouts.google.com/
- Freelo (Týmové úkoly, Timetracking, Termíny, Komunikace, …) https://www.freelo.cz/
- Slack (Chat – používat opatrně a na základě pravidel, viz Pro námořníky > Pravidla) https://slack.com/
- Google Drive (Úložiště) https://drive.google.com/
- Loom (pro nahrávání videonávodů namísto psaní textů) https://www.loom.com/
- E-mail, Telefon (V nutných případech. Snažte se tomu ale vyhnout – informace, soubory se ztrácejí; lidi nejsou efektivní; vyrušujete se navzájem). Příp. sepište Google Spreadsheet tabulku, kde budou e-maily a telefony na všechny kolegy.
💪 Vytvoř projekt(y)
- Začni s projektem: Vaše firma
- Později můžeš rozdělit projekty do tématických oddělení. Podobně jak to bývá ve firmách: Vaše firma – Marketing, Vaše firma – sklad, Vaše firma – HR, apod.
- Více se rozdělení projektů věnujeme tady: https://blog.freelo.cz/jak-prejit-na-freelo-a-mit-poradek-v-ukolech/
- Inspiruj se některou, ze šablon: https://help.freelo.cz/sablony/projektove-rizeni/
📘 Mějte pravidla na očích
- Napiš pravidla do poznámky ve Freelu a tu pak snadno připnout k projektu, kde jí každý snadno najde – https://help.freelo.cz/help/poznamky-k-projektu/
- Inspirovat se můžeš od Karla Borovičky: https://www.karelborovicka.cz/2018/08/principy-komunikace-ve-freelu/
⛵️ Pozvi posádku na palubu
- Přizvi do jednotlivých projektů lidi podle toho, kterou oblast zastávají. Např. HR manažer určitě bude v projektu Vaše firma – HR a přizvete do něj i kolegy, kteří s HR pomáhají.
- Dej jim první úkol – shlédnutí záznamu webináře [51 min.], aneb jak se s Freelem pracuje a k čemu je: https://blog.freelo.cz/webinar-zaciname/
- Ať sledují jenom Dashboard (ikonka domečku – 🏡) a úkoly Přiřazené mně – tam jim budou padat úkoly, které jim přiřadíš. Nic dalšího nemusí řešit.

2/2 Použít šablonu ve Freelu