Ať chceme nebo ne, tak porady jsou důležitou součástí při řízení firmy a týmu. Máme pro vás jednoduchou šablonu i s pravidly, kterou můžete ihned využít při efektivním řízení interních meetingů, schůzek a setkání s týmem.
Základní pravidla porady
- Zapojte jen vybrané pracovníky,
- strukturujte průběh porady
- a snažte se ji co nejvíce zkrátit.
Postup budoucí efektivní porady
- Založte nový To-Do list s názvem porady ve tvaru: Porada den a čas
- Vyzvěte kolegy k vyplnění bodů k probrání na poradě – udělejte to úkolem přímo To-Do listu porady. Pro jasnější určení a zobrazení splněnosti doporučujeme přidat jednotlivé podúkoly s přiřazením všech účastníků porady.
- Před poradou si body projděte a udělejte si případně vaše poznámky do formuláře/editoru přímo v diskuzi (TIP: Není nutné komentář odesílat a notifikovat tak zadavatele. I po zavření tabu/okna prohlížeče vám ve formuláři text zůstane. Můžete jej odeslat/upravit až po probrání bodu s kolegy)
- Postupně vyzvěte každého, aby své body okomentoval. Dejte účastníkům prostor na diskuzi. Můžete začít těmi body, které mají z vašeho pohledu nejvyšší prioritu.
- Na závěr každého bodu se společně domluvte, co bude následovat, kdo si jej vezme na starost, jaký bude termín a kolik mu dáte energie. A nebo jej taky můžete po společné diskuzi smést ze stolu.
- Každá porada by měla končit tím, že To-Do list vyčistíte. Úkoly přesunete do relevantních projektů a každý bude vědět, na čem má dělat.
Ukázka veřejné šablony ve Freelu
Pravidla přidávání úkolů k poradě ⚠️ Názvy úkolů jsou jasné a stručné. Do komentáře přidejte podrobnější popis: - Proč je to důležité? - Proč to máme řešit právě teď? - Koho se to týká? - Jaké předpokládáte/potřebujete termíny/rozpočty? Úkoly přidávejte nejpozději den před začátkem porady. Označujte dle priority jak moc je z vašeho pohledu úkol důležitý. Neoznačujte žádné kolegy – kdo co bude dělat a kdy probereme na poradě.
Použij tuto šablonu ve svém Freelu
= Porada DEN a ČAS Přidejte body, které chcete na poradě probrat - Jméno 1 - Jméno 2 - Jméno 3 Bod k probrání na poradě 1 Bod k probrání na poradě 2 Bod k probrání na poradě 3