Porada

Ať chceme nebo ne, tak porady jsou důležitou součástí při řízení firmy a týmu. Máme pro vás jednoduchou šablonu i s pravidly, kterou můžete ihned využít při efektivním řízení interních meetingů, schůzek a setkání s týmem.

Základní pravidla porady

  1. Zapojte jen vybrané pracovníky,
  2. strukturujte průběh porady
  3. a snažte se ji co nejvíce zkrátit.

Postup budoucí efektivní porady

  1. Založte nový To-Do list s názvem porady ve tvaru: Porada den a čas
  2. Vyzvěte kolegy k vyplnění bodů k probrání na poradě – udělejte to úkolem přímo To-Do listu porady. Pro jasnější určení a zobrazení splněnosti doporučujeme přidat jednotlivé podúkoly s přiřazením všech účastníků porady.
  3. Před poradou si body projděte a udělejte si případně vaše poznámky do formuláře/editoru přímo v diskuzi (TIP: Není nutné komentář odesílat a notifikovat tak zadavatele. I po zavření tabu/okna prohlížeče vám ve formuláři text zůstane. Můžete jej odeslat/upravit až po probrání bodu s kolegy)
  4. Postupně vyzvěte každého, aby své body okomentoval. Dejte účastníkům prostor na diskuzi. Můžete začít těmi body, které mají z vašeho pohledu nejvyšší prioritu.
  5. Na závěr každého bodu se společně domluvte, co bude následovat, kdo si jej vezme na starost, jaký bude termín a kolik mu dáte energie. A nebo jej taky můžete po společné diskuzi smést ze stolu.
  6. Každá porada by měla končit tím, že To-Do list vyčistíte. Úkoly přesunete do relevantních projektů a každý bude vědět, na čem má dělat.

Ukázka veřejné šablony ve Freelu

Pravidla přidávání úkolů k poradě ⚠️

Názvy úkolů jsou jasné a stručné.
Do komentáře přidejte podrobnější popis:
- Proč je to důležité?
- Proč to máme řešit právě teď?
- Koho se to týká?
- Jaké předpokládáte/potřebujete termíny/rozpočty?
Úkoly přidávejte nejpozději den před začátkem porady.
Označujte dle priority jak moc je z vašeho pohledu úkol důležitý.
Neoznačujte žádné kolegy – kdo co bude dělat a kdy probereme na poradě.

1/2 Zkopírovat šablonu

= Porada DEN a ČAS
Přidejte body, které chcete na poradě probrat
- Jméno 1
- Jméno 2
- Jméno 3
Bod k probrání na poradě 1
Bod k probrání na poradě 2
Bod k probrání na poradě 3

2/2 Použít šablonu ve Freelu